あの人はなぜ、いつも定時で帰れるのか？
あの人はPCスキルがあるから。
私はあの人よりも仕事量が多いから。
あの人とは元々違うタイプの人間だから。
そう思っていませんか？
でも、違ったんです。
この記事を読むことで「定時で帰れる１２つの仕事術」を知ることができます。
仕事が終わらない新入社員だった私自身が、8年間の事務経験で身につけたワザです。
- 1分の残業もしたくない人
- プライベートの時間をしっかり楽しみたい人
- PCスキルがない、仕事量が多いから定時で帰れないと思っている人
定時で帰るには「段取り・合理性・効率化」が大切
心構えといっても「今日は絶対に定時で帰るぞ！」という根性論ではありません。
「今日の仕事」を正しく段取りする
合理的に仕事を進める
効率的に仕事を進める
しっかり１日の業務をこなして、本気で定時で帰るワザ。
ひとつずつ解説していきます！
今日の仕事に段取りをつける
始業したとき、あなたはまず何から始めますか？
また、午前中・休憩明け・定時までの時間を意識しているでしょうか？
ここでは「時間と仕事量の配分」について話します。
TODOリストを確認する
はじめに「前日に作成したTODOリストを確認」をしましょう。
そこで３つのカテゴリーに分類します。
- 絶対に今日やらなきゃいけない仕事
- 打ち合わせ等のスケジュール
- 今日やらなくてもいい仕事
ですが、このTODOリスト通り、仕事は進みません。
なぜなら「急ぎの仕事」が発生するからです。
今日仕事が増えたにも関わらず、今日片づけなくてはいけない仕事
「急ぎの仕事」をこなしつつ、TODOリストを進めるには、仕事量の把握が大切です。
まずはTODOリストを確認しましょう。
その次に、メールを確認しましょう。
メールを見て仕事量を把握する
次に、メールを見て仕事量を把握しましょう。
決して、一番日時の古いメールを開いて、作業に取り掛からないようにしてください。
メールの受信日時にかかわらず、急ぎの仕事が含まれている可能性があります。
急ぎの仕事があるかどうか、メールの内容をざっくり確認しましょう。
急ぎの仕事か判断するには、次の３つのポイントを意識してメールを読みます。
- 期日はいつまでか
- 知らない仕事はあるか
- 費やす時間はどのくらいか
※すべて分かるならＯＫ ⇒ 不明点が１つでもあれば、確認作業から始める
不明点を解消しなければ「急ぎの仕事」かどうかも把握できません。
真っ先に、メール送信者・周囲の先輩・詳しそうな人に相談しましょう。
不明点をなくしてから、仕事の「正しい順番」通りに作業開始します。
「正しい順番」で仕事をはじめる
仕事の全体像を把握したら、ようやく作業をはじめます。
あなたは、どんな仕事から手を付けますか？
- 時間のかかる作業から
- 仕事を依頼受けた日付の古いものから
- 仕事の数を減らすために、すぐに終わるものから
この回答では、すべて間違いです。
期日厳守。同じ期日なら、作業時間の長いものから取り組む
仕事の正しい順番は、次のイメージ図をご覧ください。
| 期日＼作業時間 | 短い | 長い |
| 今日の〇時 | ② | ① |
| 今日中 | ③ | ② |
| 明日以降 | ④ | ③ |
イメージ図 ①から順番に作業を進めます。
同じ数字の入っている②③は、並行して進めていくイメージです。
「期日厳守」と「作業時間の長さ」を意識することが大切です。
手のかかる作業は、絶対に後回しにしてはいけません。
期日を守れずに、周囲に迷惑をかけるトラブルの元です。
仕事の進捗を確認する
スケジュール通り進めていても、仕事が増えたり、トラブルが生じることがあります。
その中で定時で帰るには「昼食後・定時までの2時間」のときに、進捗確認をしましょう。
午後イチの作業が勝負を分ける
本気で定時で帰るなら、午後イチの確認作業が大切です。
「絶対に今日やらなきゃいけない仕事」は 50％以上、終わっているか？
休憩を済ませると、作業時間は残り半分。
全然作業が進んでいない場合、定時ダッシュ黄色信号です。
「絶対に今日やらなきゃいけない仕事」に集中しましょう。
黄色信号が続くようなら「午後イチで何をするか決めてから」休憩しましょう。
「定時までの2時間」を意識する
「あと２時間」ではなく「定時まで30分しかない」と思いましょう。
本気で定時で帰るために、明日に向けた準備を始めるのです。
- 「絶対に今日やらなきゃいけない仕事」は終わっているか？
- 明日のTODOリスト作成を始める
「今日絶対にやらなきゃいけない仕事が全然片付いていない。むしろ増えている。」人は、
この後の「合理的 ・ 効率化」を参考にしてください。
必ず「定時までの２時間」に残る作業が少なくなるはずです。
▼「段取りが苦手な人には、仕事術 図鑑(第２章)がおすすめ
合理的に仕事を進める
合理的とは「目的に合っていて無駄のないさま」を言います。
日々の仕事の中に、無駄な作業はないだろうか？
色んなシチュエーションで、どう行動すべきか解説していきます。
仕事を受けるとき
こんな時、あなたはどう回答しますか？
- 上司「こんな資料作っといて？」
- 顧客「お宅の機械の調子悪いから、急いできてほしいんだけど」
とっさに「はい、わかりました」と言ってはいけません。
では、なんと答えればいいのか？
- 上司 「こんな資料作っといて？」
あなた「○○さんにお渡しする資料ですか？どんな話をするのに使いますか？
どんな情報を記載して、いつまでに完成していたらいいですか？ 」 - 顧客 「お宅の機械の調子悪いから、急いできてほしいんだけど」
あなた「どんな不具合が発生しているか、教えていただけますか？
不具合の原因の検討をつけたいので、
一度社内で確認して折り返してもよろしいですか？」
急いで作業に取りかかる前に、依頼された仕事の詳細を確認します。
上司や顧客には、聞きづらいかもしれません。
ですが、コミュニケーションを避けて、思い込みで作業を進めても、やり直すだけです。
詳細を確認してみたら、他の資料で代用出来ることがわかったり、
顧客自身で不具合を解消できて解決することもあります。
- 「はい、わかりました」の返答はＮＧ！
- 依頼の「詳細・期日」をしっかり確認して、仕事のやり直しを避ける。
あなたの大切な時間を無駄にしない為に、勇気を出して詳細を聞いてみましょう。
何度も繰り返すうちに、必ずできるようになります。
私の仕事なのか考える
仕事を受けるとき「これは私がやらなきゃいけないのか」と思ったことはありませんか？
なんでも「はい、わかりました」と回答していると、仕事を振られやすくなります。
誰しも、自分の仕事を減らしたいと考えて、イエスマンに声をかけるのです。
- 社員「社用携帯が使えないけど、どうしたらいいのかな？」
- 上司「悪いけど、この資料を顧客に持ってってくれる？」
専門外のことを聞かれたり、面倒な仕事を押し付けられたら、このように返答しよう。
- 社員 「社用携帯が使えないけど、どうしたらいいのかな？」
あなた「わからないので、システム部の番号に電話していただけますか？」 - 上司 「悪いけど、この資料を顧客に持ってってくれる？」
あなた「顧客には伝えておきましょうか？電話・郵送でも構いませんか？」
とにかく、解決のヒント・代案を提示して、引き受けないことが大切です。
コピーや印刷を頼む人がいれば「え？難しくないですよ？」と言って、やり方を教えましょう。
何度も頼まれて作業に時間を取られるより、合理的ですよね！
上司でも、コピー機くらい使いこなしてもらいたいですから。
- イエスマンになってはいけない！
- 解決のヒント・代案を提示できる人になる
- 長い目で見て、教えた方が効率的なら、積極的に教えよう
ただし、依頼人（上司など）が多忙な人の場合、明らかに自分が作業した方が会社の人件費が安くなるなら、迷わずやってあげましょう。
トラブルが発生したとき
「あるはずのものがない」と探し物しなきゃいけない時や、
顧客からクレームを受けて、騒ぎになることがあります。
時間をかけずにトラブル対応する手順は次の通りです。
- 先輩・後輩にすぐに共有する
- どう対応すべきか、話し合って検討をつける
- 見当をつけ、手分けして調べて、行動に移す
※「三人寄れば文殊の知恵」という言葉もある通り、話すうちに良い対処法が見つかるものです。
- 周囲に相談せず、ひとりで対応しようとすること
※悪い話ほど、報連相が大事。
※対応方法は会社判断。
あなたの判断では、かえってトラブルを大きくすることもある。
トラブルを正しく解決するには、相談が必須。
相談することで、すぐに対応方法がわかって、時短になるのです。
手分けもできて、いいこと尽くしです。
先輩・後輩が忙しそうなとき
「周りの人は忙しそうなのに、1人でさっさと帰れない」と無駄に残業してしまうことはありませんか？
実は、先輩・後輩と円滑に仕事をして、定時で帰る手順があります。
- 「絶対に今日やらなきゃいけない仕事」を最低限に絞る
- 自分の仕事を80％以上、終わらせる
- 共通の仕事に、率先して取り組む
- 後輩には早めに声をかけて手伝い、後輩に「頼れる安心感」を与える
先輩には忙しさのピークを越えた頃に「何か手伝えることはあるか？」確認する
※注意※
先輩には、忙しい時に声をかけない。
仕事をもらうには、先輩自身がピークを越えて少し落ち着いたときがベスト。
決して、仕事がすべて終わった頃の確認ではないことに注意。
共有業務・自分の業務をしてくれた人が定時に帰ろうとしたら、あなたはどう思いますか？
気持ちよく「お疲れさま」と言えますよね。
注意点としては「定時までの２時間」よりも前に、共有業務や他人の業務を始めることです。
結局、定時に帰れなくては元も子もありません。
気づいた時点で、ギアを入れ替えましょう。
▼「コミュニケーションが苦手な人へ」仕事術 図鑑 第８章で丁寧に解説してくれています。
効率的に仕事を進める
業務の効率化するとは、難しいPCスキル（Excelなど）を習得する事だと思っていませんか？
実は、違うんです。
業務の効率化とは「ルーティーンワークを減らすこと」です。
そのために、ルーティーンワークを探す必要があります。
- メール文面の作成
- データの保存先を探すこと
- 担当業務内の コピー& 貼り付け
このルーティーンワークに使える簡単なPCスキルを紹介します。
紹介先リンクは、あえてググって（Google検索して）分かりやすかった記事を載せています。
仕事中、分からないことがあるとき「Google先生」に頼ることをオススメします。
社内に詳しい人がいなくても、インターネット上には「同じ悩みを持った人」「特定の分野に精通した人」がいます。
業務のスキマ時間に、ググる癖をつけて自分の能力値を上げましょう。
単語登録をする
メール文を作るときに役立つ「単語登録」をフル活用しよう。
最大限、単語登録をしてタイピングの時間を減らしましょう。
▼単語登録の方法
▼単語登録の具体例
| 入力文字 | 表示文字 |
| あり | ありがとうございます。 |
| いつ | いつも大変お世話になっております。 |
| お | 折り返し先： |
| おつ | お疲れ様です。 |
| おて | 大変お手数おかけしますが、 |
| おは | おはようございます。 |
| かｂ | 株式会社 |
| じゅう | 【重要】 |
| り | ※リマインド※ |
| よろ | よろしくお願いいたします。 |
色々なコピー&ペースト
探す時間短縮ツール３選
▼実はどこでも使える「Ｃｔｒｌ＋Ｆ」
▼インターネット上のブックマーク
▼エクスプローラーのブックマーク
定時で帰るために考えながら業務を進めよう
考えながら業務を進めることについて、具体的に話をしてきました。
- 今日の仕事
「絶対に今日やらなきゃいけない仕事」の判断と段取り - 合理的
イエスマンにならない、仕事をひとりで抱えない - 効率よく
ルーティーンワークを減らす
依頼者に対して気を遣いすぎてしまうと、業務を効率よくする時間を取ることができません。
残業続きのあなたは、仕事ができないわけではありません。
- メモする偉大さを知らないだけ
- 上司や先輩とのコミュニケーションを避けたいだけ
- まじめでいざこざが苦手。周囲に気遣いをしすぎているだけ
私自身、完璧主義・期日を守ること・コミュニケーションが苦手で、優先順位をつけられず、
目の前にある仕事をどう進めたらいいか分かっていないのに、ひとり残業していました。
私が変わることができたのは、人のまねしたからです。
だから、あなたも変わることができます。
当時の私に送ってあげたかった「仕事術 図鑑」という本がとても素晴らしいので、気になる方はぜひ読んでみてください。
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